Protokoll erstellen mit Storytelling
Wie schreibe ich ein Protokoll, das Menschen lesen und verstehen?
Kommunikation ist die eine Zutat, die ich wirklich immer brauche, wenn ich mein Team führen, meine Mitarbeiter entwickeln oder meine Produkte verkaufen will. Deshalb wird in Meetings die ganze Zeit gesprochen. Aber: wie kommuniziere ich die Inhalte und Ergebnisse solcher Treffen effektiv an all die, die nicht teilnehmen?
Warum deutsche Protokolle oft unwirksam sind
In der deutschen Protokollkultur haben wir uns darauf spezialisiert, die Geschehnisse und Entscheidungen mehrerer Menschen in einer Mitschrift (Besprechungsprotokoll) möglichst knapp zusammenzufassen. Das Besprochene wird im Ergebnisprotokoll auf wenige Sätze und Stichpunkte runtergekocht. „Bitte nur das Wesentliche, wir sind alle sehr beschäftigt.“
Also feilt der Protokollant beim Protokoll erstellen an einem Bullet Point Skelett mit folgenden Punkten:
1. Plan
– Neues, angepasstes Branding 2021
– Devise für Grafik und Inhalte: menschlicher, näher, authentischer, einfacher, klarer
– usw.
Wenn wir das lesen, sagen uns diese Schlagworte unter den einzelnen Punkten zwar etwas. Wir können uns grob vorstellen, was beschlossen wurde. Aber verstehen wir genau, worum es geht? Nein, weil das gesamte „Fleisch“ – die Entscheidungswege, die genaueren Angaben, die ausschmückenden Ideen – weggelassen werden. Weil wir im Protokoll die Story des Meetings amputieren, verliert das Protokoll jegliche Wirkung.
Selbst Menschen, die an der Besprechung teilgenommen haben, müssen sich beim Lesen vom Verlaufsprotokoll anstrengen, die Aussagen wieder mit dem Geschehen zu verknüpfen. Drei oder vier Wochen nach dem Treffen, ist ein Verstehen deshalb nahezu unmöglich – auch weil das Erlebte immer mehr verblasst.
Wie soll es dann erst Kollegen gehen, die beim Gespräch nicht anwesend waren, die bei der Umsetzung der Beschlüsse aber eine aktive Rolle spielen sollen? Oder deren Geschäftsbereich von den Entscheidungen betroffen ist – sie aber anhand des verknappten Protokolls nie eine Chance hatten, das zu begreifen?
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Im Video siehst Du, wie anders ein Protokoll direkt klingt, wenn wir beginnen, es als Story zu erzählen.
Wie fertige ich ein exzellentes Protokoll an?
Um ein Protokoll zu erstellen, das Menschen lesen und verstehen, müssen wir weg von der Abstraktion und die Seele des Erlebten wiedergeben. Wir Menschen brauchen die Zusammenhänge, die Wegfindungen, den emotionalen Klebstoff zwischen den Zeilen.
Wir brauchen eine Story, um uns das Gelesene „anzuverwandeln“.
Dazu gibt es beim Protokoll erstellen eine ganz einfache Technik:
Wir fragen die Teilnehmer: „Ist es OK für euch, dass ich den Ton mitlaufen lasse und unsere Sitzung aufzeichne, um nachher ein aussagekräftiges Protokoll verfassen zu können?“ Dann zeichnen wir das gesamte Meeting mit der Sprachaufnahmefunktion unseres Handys auf.
Warum? Weil erst beim zweiten Hören die Erkenntnisse kommen – das wirkliche Verstehen. Beim ersten Hören sind wir oft mit unserer eigenen Story beschäftigt. Hören etwas und denken: „Ah, da bin ich anderer Meinung. Das sehe ich ganz anders.“
Wenn wir aber nach Hause fahren und die Aufnahme noch einmal in Ruhe anhören, kriegen wir einzelne Gefühlsregungen der Teilnehmer mit. Wir merken: da haben wir zugehört, da nicht – und da haben wir ein Thema komplett übersprungen. Um Gespräche in ihrer Komplexität wirklich zu verstehen, brauchen wir die Zeit des zweiten Hörens.
Als Protokollführer ist es unsere Aufgabe, den Lesern einen nachvollziehbaren Text an die Hand zu geben, mit dem sie ihre Aufmerksamkeitslücken schließen können. Diese Verarbeitung und der damit zusammenhängende, viel größere Lerneffekt findet nur statt, wenn wir uns diese Zeit nehmen. Erst danach können wir ein narratives Protokoll schreiben, das eine andere Wirkung entfalten kann.
Storytelling statt PowerPoint
Warum Jeff Bezos keine PowerPoint-Slides mehr sehen möchte
Jeff Bezos ist der CEO von Amazon – und ein großer Fan der Heldenreise. Deshalb hat er kalte, aus dem Zusammenhang gerissene PowerPoint-Slides in seinem Unternehmen verboten. Er möchte, dass Ideen immer im narrativen Stil präsentiert werden.
Was heißt das? Als Amazon Mitarbeiter schreibst Du das, was Du rüberbringen möchtest, als richtige Geschichte auf – wie einen Filmstoff.
Bezos sagt: „Wenn Deine Idee die Form einer Geschichte hat, hat sie immer auch einen Anfang, einen Held, Konflikte und am Ende eine Lösung.“
Solch eine Story erzählt davon, wie Menschen handeln, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert werden und sehr wichtig: wie sie diese lösen. Sie zeichnet einen nachvollziehbaren Weg, mit dem wir uns aufgrund eigener Erfahrungen verbinden können.
Ist die Story geschrieben, geht der Mitarbeiter damit in die Sitzung, verteilt sein Skript und die Teilnehmer lesen es erst einmal in Ruhe. Erst dann wird darüber gesprochen.
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Im Mitschnitt aus der virtuellen Storytelling Masterclass erzähle ich von Bezos PowerPoint-Verbot.
Was das exzellente Protokoll und Jeff Bezos PowerPoint-Verbot gemeinsam haben
Das exzellente Protokoll und Jeff Bezos andere Art der Ideenpräsentation haben eins gemeinsam: Sie hauchen der Abstraktion wieder Leben ein und füllen den geschäftlichen Raum bewusst wieder mit Seele und Menschlichkeit. Und genau diesen Kontext brauchen wir Menschen, um ein klares Bild zu entwickeln, an dem wir festhalten und das uns Kraft für die Umsetzung gibt.
